Comment numériser un document : le processus détaillé
Numérisation de documents : en quoi consiste-t-elle ?
Bon nombre d’entreprises, tous secteurs confondus, s’intéressent aujourd’hui au processus de numérisation de documents pour faire un pas de plus vers leur transition numérique. Celui-ci désigne le fait de numériser un document afin de le sauvegarder dans un espace virtuel centralisé pour réduire l’usage du document sous format papier au sein de la société. Si votre entreprise se lance dans un projet de numérisation, il faut en amont comprendre l’importance de scanner un document.
Numériser ou scanner est un processus qui consiste à créer un document numérique à partir d’un document original sous format papier via l’utilisation d’un outil informatique comme une imprimante multifonction ou un scanner. Par la suite, le document électronique est indexé, puis sauvegardé dans un espace de stockage en ligne. De nombreuses entreprises se tournent vers la numérisation de documents afin d’optimiser la gestion et la circulation de leur flux documentaire, augmentant ainsi la productivité de leurs collaborateurs. Bien que cette pratique existe depuis plus d’une quinzaine d’années, la crise sanitaire survenue récemment a démontré toute l’efficacité de la numérisation de documents. En effet, les archives numérisées et stockées dans un cloud hautement sécurisé ont permis aux collaborateurs d’accéder et de partager des données en ligne, leur offrant ainsi un gain de temps notable.
Les avantages de scanner un document
La numérisation de documents présente de nombreux avantages non négligeables pour les entreprises, surtout pour les TPE et les PME :
- L’un des principaux avantages de la numérisation de documents réside dans la réduction de l’espace physique de stockage et d’archivage. En effet, le recours à la méthode de gestion documentaire traditionnelle n’est plus efficace de nos jours étant donné que les documents papiers doivent être classés et archivés dans des cartons, ce qui risque d’être encombrant avec le temps. À l’inverse, lorsqu’un document est converti en document électronique, celui-ci est archivé en ligne, économisant ainsi l’espace de stockage physique de plus de 80 %.
- Le processus de numérisation facilite la transmission des documents électroniques contrairement au document papier qui est souvent chronophage. Par exemple, il est tout à fait possible d’envoyer un document numérique à un autre collaborateur par mail. De plus, un fichier numérisé peut facilement être partagé en ligne via l’utilisation de différents outils comme un logiciel.
- La numérisation de documents est une solution efficace pour préserver la qualité des images d’un document papier qui risque de s’abîmer avec le temps.
- Un document numérisé peut être converti en plusieurs formats tels que JPG et PDF.
- Scanner un document optimise le travail collaboratif au sein d’une entreprise, améliorant la performance des collaborateurs.
Quel appareil pour scanner un document ?
Afin de répondre aux exigences des entreprises, SPRINTECH propose la solution SAFE PRINT qui comprend la location d’une imprimante multifonction, couplée à une solution logicielle afin de protéger la confidentialité de chaque document numérisé. La particularité de notre imprimante multifonction, c’est qu’elle est une machine tout-en-un. En d’autres termes, elle vous permet d’imprimer, de copier et de scanner un document à partir d’un seul appareil. D’ailleurs, notre solution logicielle a été programmée pour assurer la sécurité de vos documents. N’oublions pas que les imprimantes sont aussi un point d’accès pour les cybercriminels ! Nous tenons à souligner qu’avec SAFE SPRINT, tous les documents électroniques de nos clients sont accessibles uniquement par le biais de mots de passe ou de badges.
Comment numériser un document à partir d'une imprimante ?
Vous ne savez pas comment scanner un document en PDF à partir d’une imprimante multifonction ou d’un scanner ? Voici les étapes :
- Pour commencer, il faut connecter votre imprimante multifonction/scanner à votre ordinateur. Trois possibilités s’offrent à vous, via un câble USB, via Bluetooth ou via le wifi.
- Une fois la connexion établie, ouvrez le couvercle de votre imprimante/scanner et insérez le document que vous souhaitez convertir en scan.
- Ensuite, ouvrez notre application.
- Sélectionnez l’option « Scan ».
- Vous aurez aussi plusieurs options comme la numérisation, l’impression ou le stockage document en ligne.
- Nommez votre document numérisé et enregistrez-le sous un format PDF, JPG ou autre.
Une fois le scan créé, celui-ci est stocké dans un datacenter français, NEXEREN. Le point fort de notre partenaire, c’est que chaque document numérisé est dupliqué 3 fois dans son espace de stockage cloud, limitant ainsi la perte de données.
Comment numériser un document à partir de l'ordinateur ?
Vous souhaitez connaître les étapes pour faire un scan à partir de votre ordinateur ? Voici comment numériser un document en PDF sous Windows :
Dans un premier temps, il faut placer votre document papier dans votre scanner ou votre imprimante multifonction. Attention, il faut vous assurer que votre appareil est bien branché à votre ordinateur.
- Cliquez sur l’option « Démarrer » qui se trouve normalement en bas à gauche de l’écran.
- Tapez « télécopie » dans la barre de recherche.
- Cliquez ensuite sur l’application « Télécopie et numérisation ».
- L’option « Nouvelle numérisation » apparaîtra sur votre écran, appuyez dessus.
- Sélectionnez votre imprimante/ scanner.
- Sélectionnez le type de document.
- Cliquez sur l’option couleur.
- Sélectionnez le format du fichier.
- Pour finir, cliquez sur l’option « Numériser ».
> Dématérialisation : un enjeu important pour les entreprises > Numériser un document : pourquoi et comment ? > Comment numériser un document : le processus détaillé
Prêt à choisir votre offre ?
Quelques soient vos habitudes d’utilisation, trouvez une offre adaptée à vos besoins.
Contacts principaux