Archives numérisées : un process à mettre en place dans votre entreprise
Archives numérisées : quels sont les enjeux pour une entreprise ?
L’archivage des documents est bien plus qu’une simple contrainte légale et cela vaut pour toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles ou leurs secteurs d’activité. En effet, la conservation des dossiers tels que les registres, les actes de ventes/d’achats, l’état du personnel… assure la survie économique de toute structure. À l’heure actuelle, l’archivage physique (les fichiers sont imprimés, classés et rangés dans des cartons dans un espace physique dédié, interne ou externe) ne fait plus le poids face à la masse de données informatiques qui circule en milieu professionnel.
Afin de répondre aux besoins des entreprises qui se digitalisent de plus en plus, certaines solutions logicielles ont été développées pour améliorer la gestion d’archives tout en optimisant l’accessibilité aux données. Dans cette optique, nous vous proposons la solution MOBI SPRINT qui comprend la location d’une imprimante multifonction de nouvelle génération de la marque Triumph Adler, couplée à une solution logicielle vous permettant de numériser un document, de le classer et de l’archiver dans un centre de données français NEXEREN, qui bénéficie de plusieurs certifications comme l’ISO 27001.
Vous ne savez pas comment numériser un document ? Rassurez-vous, la numérisation des fichiers est un processus à la portée de tous ! Voyez les archives numérisées comme une réelle valeur ajoutée à votre entreprise compte tenu des enjeux qui se jouent comme :
Les enjeux juridiques de l’archivage électronique
En fonction des dispositions légales en France (notamment le Code Civil, le Code des impôts et le Code de commerce), les entreprises sont tenues de conserver certains types de fichiers pendant plusieurs années. Toutefois, l’archivage des documents papiers exige du temps, des ressources financières et un espace physique, contrairement à notre logiciel d’archivage MOBI SPRINT qui permet aux entreprises de réduire les coûts d’exploitation, la perte de données et garantit la numérisation sur un cloud sécurisé de notre partenaire, NEXEREN. Voici ce qu’il faut absolument archiver :
- Les dossiers sociaux comme les registres, les comptes de pertes et profits, inventaires…
- Les données comptables telles que le livre journal doivent être conservées pendant 10 ans.
- Les dossiers commerciaux conformément au Code Civil.
- Les informations concernant le personnel comme les registres et l’état du personnel et les livres de paie.
Parce que le papier est susceptible de s’abîmer avec le temps, conservez la qualité de chaque document en le numérisant et en vous tournant vers un stockage document en ligne, assurant sécurité et disponibilité.
Les enjeux de sécurité de l’archivage électronique
Outre le fait qu’un document papier peut se perdre ou s’abîmer, lorsque celui-ci tombe entre de mauvaises mains, l’entreprise peut avoir des répercussions considérables ! Grâce à MOBI SPRINT, vos informations sont cryptées lors de leur transit entre votre ordinateur et votre imprimante multifonction. Par ailleurs, il est important de souligner le haut niveau de sécurité de l’espace de stockage cloud de notre partenaire NEXEREN, où seront numérisées vos archives.
Comment mettre en place un système d'archivage électronique en entreprise ?
La mise en place d’un système d’archivage numérique se passe en 4 étapes :
- Dans un premier temps, il faut identifier les pièces qui doivent être archivées et il faut ensuite les authentifier. Dans cette optique, nous vous conseillons de faire un état des lieux de chaque document utile.
- La deuxième étape n’est autre que le stockage des données électroniques. Privilégiez une solution logicielle pour éviter les désagréments de l’archivage physique.
- Par la suite, il faut instaurer une politique de traitement, de classement et de consultation des archives.
- Pour finir, c’est à l’entreprise de décider si elle souhaite conserver ou détruire les données électroniques une fois le délai de conservation dépassé.
Comment accéder aux archives en ligne ?
Pour que vos collaborateurs puissent avoir accès aux archives en ligne, il faut en amont créer un profil pour chaque utilisateur. Point très important, MOBI PRINT vous donne la possibilité de personnaliser chaque interface, c’est-à-dire, qu’il vous permet de contrôler l’accès aux archives. Cette option n’est pas à négliger, car elle offre aux chefs d’entreprise de gérer efficacement les droits d’accès en fonction du statut d’un collaborateur pour éviter qu’une personne non autorisée puisse avoir accès à l’archivage électronique.
Pour consulter les archives en ligne, le professionnel doit utiliser son identifiant et son mot de passe. Encore une fois, seul le dirigeant peut décider qui peut consulter quel type de document.
Comment faire des recherches d'archives ?
Vous avez opté pour l’archivage numérique et vous cherchez à comprendre comment effectuer une recherche afin d’obtenir un document numérique le plus rapidement possible. Voici nos conseils :
- Pour faciliter votre recherche, il faut impérativement indexer chaque document archivé. Vous pouvez utiliser des mots-clés ou faire une description précise du document numérisé.
- Classez vos données d’une manière structurée, dossiers et sous-dossiers. Ce type d’organisation optimise la recherche d’une information numérisée.
- Pour aller vite, tapez simplement les mots-clés dans le moteur de recherche de notre solution logicielle pour trouver un document en seulement quelques clics.
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