Outil GED : comment choisir votre solution ?
Qu'est-ce que la gestion électronique de documents ?
La gestion électronique de documents, abrégée en GED, désigne en réalité une solution de gestion documentaire informatisée permettant aux entreprises, tous secteurs confondus, de gérer efficacement l’ensemble de leurs données sous un format dématérialisé. En d’autres termes, la gestion électronique de documents est un logiciel qui favorise la gestion, le traitement, l’archivage ainsi que la circulation du flux documentaire en entreprise. Suite à la dématérialisation qui s’impose de plus en plus dans le monde professionnel, l’intégration d’un logiciel GED performant devient une nécessité pour toute entreprise, surtout pour les TPE et les PME.
Dans cette optique, bon nombre d’entreprises ont déjà adopté un logiciel de gestion documents numériques pour assurer le traitement de leurs documents comptables (factures, devis, bons de commande…) ainsi que d’autres types de documents comme les contrats de travail et les fichiers clients-fournisseurs. Dotées de nombreuses fonctionnalités de nouvelle génération, les solutions GED sont très appréciées du fait qu’elles simplifient le processus interne, optimisant ainsi la productivité des utilisateurs. En effet, le processus est amélioré dans une logique d’efficacité et les données indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise sont sauvegardées dans un espace virtuel hautement sécurisé.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel GED ?
À l’heure actuelle, toutes les entreprises sont confrontées à une évolution transverse due à la transformation digitale de la société en elle-même. Cette dernière conduit les chefs d’entreprise à revoir leur organisation et leur processus gestion documentaire. Les raisons pour utiliser les logiciels GED sont multiples. Voici les principales :
Le logiciel GED : une solution fiable dans la durée
Les documents papiers ont tendance à s’abîmer avec le temps, d’autant plus qu’on peut les égarer par mégarde. Cependant, lorsque vous utilisez un logiciel GED pour numériser et stocker vos documents, vous avez l’assurance que vous les retrouverez facilement. Dans cette optique, les données des clients de SPRINTECH sont sauvegardées dans un data center français ultra-sécurisé, d’autant plus qu’elles sont dupliquées sur plusieurs serveurs, limitant leur perte.
Le logiciel GED : un classement structurant
L’un des points forts des solutions GED, c’est qu’elles vous permettent de classer les documents de manière organisée. Avec les logiciels de SPRINTECH, vous avez la possibilité de ranger vos documents en dossier et sous-dossier.
Le logiciel GED : pour optimiser votre budget
Grâce à la ged en ligne, plus besoin d’imprimer vos documents et de les ranger dans des cartons, qui deviennent encombrants avec le temps. Avec cette solution logicielle, tout est numérisé et sauvegardé, vous permettant ainsi d’économiser votre budget et vos ressources humaines.
Comment choisir un logiciel de gestion électronique de documents ?
Avant de mettre en place un système de GED dans votre entreprise, il faut en amont évaluer vos besoins en gestion documentaire ainsi que vos objectifs. Cela vous orientera vers une solution ged adaptée à vos exigences. Voici les questions déterminantes :
- Le volume et la nature des documents numérisés
- Le stockage des documents
- Les fonctionnalités souhaitées
- Le classement ainsi que l’indexation des documents
- La gestion des documents (processus d’authentification, droits d’accès, archivage…)
Quelle est la meilleure GED ?
SPRINTECH vous propose un logiciel de gestion électronique de documents conforme au RGPD (règlement général sur la protection des données) qui s’adresse à toutes les entreprises, y compris les TPE et les PME. Grâce à la solution MOBI SPRINT, intégrez, classez, sauvegardez et partagez vos documents. Point essentiel, les données sont stockées dans un centre de données français qui dispose des plus hautes certifications comme la certification ISO 27001. Notre solution logicielle facilitera vos processus internes au quotidien, optimisant la productivité et la performance de vos utilisateurs.
Tous les utilisateurs ont accès aux données en temps réel et cela 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Même si certains fichiers ont été modifiés, les changements s’actualisent instantanément. D’ailleurs, notre logiciel de gestion documentaire favorise la traçabilité de chaque donnée stockée dans le cloud.
Comment mettre en place un système de GED ?
La mise en place d’un système de gestion électronique de documents se fait en plusieurs étapes :
La numérisation des documents
Pour assurer l’accessibilité de vos documents à l’ensemble des utilisateurs, ceux sous format papier doivent être numérisés. C’est la seule manière pour les intégrer au logiciel de ged. Vous pouvez aussi intégrer les documents électroniques existants.
La gestion des documents
Indexez chaque document numérisé afin de faciliter la recherche. Nous vous conseillons d’utiliser des mots-clés bien spécifiques. De plus, grâce au logiciel de gestion documentaire, autorisez, limitez ou bloquez l’accès aux documents hautement confidentiels.
La sauvegarde des documents
Il est essentiel de sauvegarder les fichiers numérisés dans une suite logique pour que les utilisateurs puissent les retrouver facilement. De même, il est dans votre intérêt d’adapter le support de stockage à la quantité des fichiers.
La diffusion des documents
Paramétrez votre outil ged de manière à définir quel utilisateur peut partager des documents ou encore qui peut consulter quel type de document. Le partage ou la consultation des données se fait via l’intranet de l’entreprise ou tout simplement en se connectant à internet.
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