Processus de gestion documentaire : nos conseils pour la mettre en place
Quelles sont les différentes méthodes de gestion documentaire ?
La gestion de documents a toujours été un enjeu de taille au sein de toutes les entreprises. Dans cette optique, il existe deux principales méthodes qui permettent aux entreprises de gérer leur flux de documents :
La gestion papier traditionnelle
La première méthode n’est autre que la gestion papier classique. Les documents papiers sont triés, ensuite rangés dans des cartons ou dans des classeurs. Du fait que cette méthode soit la plus ancienne des deux, elle présente de nombreux inconvénients à l’heure actuelle :
- Dans un premier temps, les informations sous format papier ne sont pas toujours correctement centralisées dans la mesure où le salarié chargé du classement, le fait selon sa logique à lui.
- Une des conséquences qui découle d’un manque de centralisation de documents est sans conteste la traçabilité d’un ou de plusieurs dossiers.
- Pour finir, lorsque la méthode classique n’est pas employée dans une logique d’efficacité, elle impacte considérablement non seulement l’entreprise, mais aussi ses employés. En effet, les collaborateurs peuvent passer plusieurs minutes, parfois des heures à chercher un document ou une information. De plus, l’impression des documents papiers et les autres coûts relatifs aux archivages physiques représentent à eux seuls 1 à 3 % du budget annuel de la société. Mais les deux gros points faibles de cette méthode résident dans la sécurité et la perte de documents papiers.
La deuxième méthode a vu le jour suite aux avancées technologiques dans le domaine IT. Celle-ci consiste à numériser les documents papiers pour les conserver sur des serveurs ou des disques durs. La solution de gestion documentaire a révolutionné la gestion documentaire, tout en optimisant le flux de la circulation et de la communication des données en entreprise. Mais quel est réellement l’intérêt d’intégrer ce système informatisé en entreprise ? Voici quelques avantages de cet outil informatique :
- Trouver un document papier peut souvent être chronophage et chaque minute compte si c’est pour un besoin urgent. Raison pour laquelle il est préférable d’utiliser un outil ged dont l’objectif principal est la centralisation des données dans un seul endroit. Les collaborateurs n’ont qu’à taper les mots-clés pour trouver un document en seulement quelques secondes.
- Ce qui est intéressant avec la gestion documents numériques, c’est que d’une part, vous diminuez votre consommation de papier et de consommables informatiques économisant ainsi vos ressources et d’autre part, vous limitez votre empreinte écologique sur la planète.
- Le dernier point fort de cette solution logicielle se trouve dans la protection des données. Les documents numérisés sont sauvegardés dans un cloud bénéficiant d’un haut niveau de sécurité.
Comment mettre en place un processus de gestion documentaire entreprise ?
La gestion du flux documentaire est un véritable enjeu économique pour les entreprises. Ceux qui ont déjà adopté la ged en ligne ont vu augmenter leur rentabilité de 3 à 5 %, sans oublier que leurs collaborateurs sont plus productifs dans leurs missions. Pourquoi ? Simplement parce que ce processus prend en considération tout le cycle de vie d’un document. Voici comment mettre en place un processus gestion documentaire au sein de votre structure :
Numérisez les documents papier
La première étape de ce processus consiste à numériser tous vos documents et informations sous format papier. Utilisez l’imprimante multifonction de SPRINTECH pour informatiser toutes vos données. Ce qui est intéressant avec la solution de SPRINTECH, MOBI SPRINT, c’est que vous avez la possibilité d’intégrer des dossiers venant de plusieurs sources dans le logiciel GED.
Le traitement des dossiers
La deuxième étape concerne la gestion de la documentation. Il est impératif d’indexer et de classer chaque document numérisé pour que les utilisateurs puissent le retrouver facilement. Le travail implique également la gestion des droits d’accès et la sécurité des données.
La sauvegarde des données
Il est essentiel aujourd’hui de conserver chaque document professionnel pour répondre aux exigences de traçabilité. Néanmoins, il faut absolument prendre en compte certains éléments comme le support de stockage, la durée de conservation ou encore le volume des documents.
La diffusion des données
La dernière étape de ce processus consiste à partager les informations aux collaborateurs. Toutefois, pensez à configurer votre solution GED pour limiter la consultation de certains types de documents.
Quels sont les outils de la gestion documentaire ?
SPRINTECH vous propose la solution MOBI SPRINT qui comprend une imprimante multifonction couplée avec un logiciel de gestion électronique de documents hautement performant. L’efficacité de notre solution logicielle réside dans ses nombreux outils dernier cri simplifiant le travail de chaque utilisateur au quotidien. Voici quelques fonctionnalités de notre outil GED :
- MOBI SPRINT dispose d’un moteur de recherche fiable et puissant, vous permettant de trouver un document en seulement quelques clics.
- Créez un profil pour cinq de vos collaborateurs.
- Accédez aux données 24 heures sur 24 tout le long de l’année.
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