Dématérialisation définition : tout savoir sur cette notion essentielle
Aujourd’hui, la dématérialisation est au centre de nombreux projets d’entreprise. Elle représente une opportunité formidable de bénéficier d’outils adaptés aux exigences actuelles en rapport avec le développement des nouvelles technologies de l’informatique. Pour accompagner le processus de dématérialisation, les entreprises doivent être accompagnées. Elles doivent s’appuyer sur des professionnels du secteur et une société comme SPRINTECH se pose en candidat sérieux grâce à ses différentes offres. Qu’est-ce que la dématérialisation et à quoi sert-elle ? On se penche sur le sujet.
Que veut dire dématérialisation ?
La dématérialisation définition :
Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d’information. Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. Certaines sociétés comme SPRINTECH proposent la dématérialisation des documents grâce à un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents), appelé MOBI SPRINT.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Les avantages de la dématérialisation pour une entreprise sont multiples. Parmi les nombreux bénéfices qu’une entreprise peut retirer à numériser un document, voici quelques exemples :
- La réduction de l’usage du papier pour adopter une démarche écoresponsable.
- La possibilité de réaliser des factures, des fiches de paie ou divers documents administratifs.
- La possibilité de gagner en espace de stockage.
- La possibilité de consulter les documents à tout moment depuis n’importe quel support.
- La possibilité de partager l’information rapidement et efficacement.
Comment fonctionne la dématérialisation avec SPRINTECH ?
Selon la définition dématérialisation, nous avons vu que le processus consiste à transformer des documents papier au format numérique ou même à les créer pour mieux les diffuser. Mais, pour pouvoir y parvenir et procéder à un archivage dans un cloud sécurisé, il est nécessaire de disposer d’un logiciel qui permet la Gestion Électronique des Documents. Pour mieux en comprendre le fonctionnement, il est important de rappeler qu’il fonctionne en 4 étapes :
- L’acquisition.
- Le stockage.
- La gestion.
- La diffusion des données et de l’information.
L’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH permet toutes ces étapes nécessaires au processus de mise en place de la Gestion Électronique des Documents. Mais en plus des quatre étapes que nous venons de définir, elle en assure une cinquième qui est la sécurité des données (nous y reviendrons plus tard).
Que permet la dématérialisation ?
Pour pouvoir passer d’une version papier à une version numérique, nous l’avons dit, il faut s’appuyer sur des logiciels GED, mais cela ne peut se faire sans des imprimantes pour convertir et scanner les documents. L’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH permet de passer d’un document papier à un document numérique pour pouvoir mieux utiliser et diffuser l’information entre collaborateurs, avec des fournisseurs ou avec des clients. Grâce à l’offre proposée, l’inverse est également possible et d’une version numérique, on peut produire des documents papier. Maintenant que nous avons décrit le processus de la Gestion Électronique des Documents et que vous en comprenez mieux le principe, nous allons vous montrer quels sont ses champs d’applications possibles :
- La dématérialisation des factures
Aujourd’hui, les entreprises traitent de grandes quantités de datas parmi lesquelles on retrouve les factures. La dématérialisation des factures leur permet d’échanger des informations essentielles avec leurs fournisseurs, avec leurs comptables, avec les services fiscaux ou entre collaborateurs. Grâce à l’archivage des factures dans la GED, elles peuvent à tout moment les retrouver, car elles sont classées selon différents critères (mots-clés, dates, références, etc.).
- La dématérialisation des bulletins de paie
De nos jours, le bulletin de paie dématérialisé est en passe de remplacer les fiches de salaires en papier. Cela procure des avantages non négligeables. Le premier, est un gain de temps pour les équipes des ressources humaines qui n’ont plus à imprimer les fiches de paie, à les trier, à les plier et à les mettre dans des enveloppes avant de les envoyer au personnel. Le second est un gain de place, car les sociétés n’ont plus besoin de salles pour l’archivage dans des cartons qui prennent de la place. Un simple clic suffit à les retrouver, car elles sont classées numériquement.
- La dématérialisation des documents administratifs
L’autre avantage est la dématérialisation des documents administratifs. Pour diverses raisons, les entreprises sont amenées à communiquer des informations avec les services administratifs et à conserver des informations confidentielles. Ce peut être le cas lors de l’embauche d’un salarié par exemple. De plus, ces informations doivent être conservées parfois plusieurs années.
Pourquoi avoir recours à l'offre MOBI SPRINT de SPRINTECH pour la dématérialisation ?
À présent que nous avons vu comment dématérialiser un document, nous allons nous intéresser à plusieurs aspects essentiels qui sont liés les uns aux autres et que la solution MOBI SPRINT de SPRINTECH apporte à des sociétés. Les deux aspects que nous allons aborder sont le stockage et la sécurité. Pour nous assurer que vos informations sont préservées et protégées, nous nous appuyons sur notre partenaire NEXEREN qui dispose de data centers certifiés parmi les plus sécurisés au monde et proposant un espace de stockage illimité. Les serveurs sont situés en France et garantissent un traitement dans les normes en vigueur pour une traçabilité transparente.
Afin d’aller plus loin en matière de sécurité et d’économies d’impressions, notre offre FULL SPRINT de SPRINTECH, comprenant le service MOBI SPRINT ET SAFE SPRINT, est basée sur des procédés uniques qui permettent de répondre aux besoins des sociétés qui veulent par ailleurs bénéficier d’espaces de stockage suffisants. Vous pouvez créer des rapports sur votre consommation de copies et paramétrer l’interface pour maîtriser les outils d’impression. Toutes vos impressions sont hébergées dans le cloud dans un espace personnel unique qui est entièrement sécurisé. Avant impression, les collaborateurs doivent s’identifier avec des badges, un code pin ou un mot de passe. Afin de sécuriser le réseau, les données sont cryptées pour protéger vos informations. La sécurité concerne aussi votre poste de travail, vos outils numériques (tablettes, smartphones, e-mails, répertoires ou serveurs). Pour un traitement entièrement sécurisé, les travaux numérisés et les travaux d’impression sont stockés dans un emplacement central sécurisé dans le cloud.
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