Bulletin de paie dématérialisé : pourquoi mettre en place cette solution ?
La dématérialisation des documents au sein d’une entreprise connaît un véritable essor avec l’arrivée du numérique. Même si les versions papier restent indispensables dans certains services, la migration partielle ou complète vers un système dématérialisé est au cœur de toutes les stratégies informatiques.
On recense plusieurs raisons au fait de vouloir privilégier au quotidien la numérisation à l’impression. L’une d’entre elles est tout simplement économique : on évoque l’économie financière et le gain de temps. Pour un service administratif devant traiter et éditer chaque mois le salaire d’un grand nombre de salariés, avoir recours au bulletin de paie dématérialisé devient tout de suite moins chronophage.
C’est dans cette optique qu’un employeur met en place une solution adaptée pour produire une fiche de paie dématérialisée. Le procédé est axé sur la sécurité et la gestion simplifiée pour l’entreprise et le salarié.
À qui faire appel pour instaurer la dématérialisation des bulletins de paie ?
En véritable expert du métier, SPRINTECH guide les entreprises dans leur projet de dématérialisation. Si vous vous demandez ce qu’est la dématérialisation définition, notre offre SAFE SPRINT vous oriente vers une solution complète de location de matériel informatique (impression et numérisation) couplée à la possibilité de numériser vos bulletins de paie sur un cloud, via une seule et même plateforme numérique collaborative. MOBI SPRINT, quant à elle, est une autre solution logicielle GED. Cette offre collaborative vous permet d’optimiser vos recherches de documents, mais aussi d’automatiser vos processus.
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Qu'est-ce qu'un bulletin de paie dématérialisé ?
Les entreprises se dirigent de plus en plus vers des documents de travail dématérialisés. Cette initiative concerne autant les services financiers que le secteur des ressources humaines. Quand on parle de dématérialisation des factures ou d’un bulletin de paie dématérialisé, il s’agit uniquement de la transformation d’un document papier en une version électronique, stockée sur un réseau local ou externalisée sur des serveurs cloud sécurisés.
Un employeur qui décide de passer des bulletins de paie papier à un bulletin de salaire électronique enclenche un processus qui permet de retranscrire des informations physiques en mode numérique. Cela n’enlève en rien la légalité des documents, car les informations restent conformes à l’original papier.
Dès lors que le système est intégré au sein de l’entreprise, le service concerné peut générer un bulletin de paie électronique directement et le salarié y accède via un espace personnel dédié.
Pourquoi utiliser la dématérialisation des fiches de salaire ?
Les enjeux de la dématérialisation des documents administratifs et des bulletins de paie se regroupent le plus souvent en cinq points :
- Les finances de l’entreprise : même si une stratégie numérique est un investissement pour un employeur, l’action devient rentable sur le moyen terme. Il faut intégrer du matériel adéquat de numérisation, ainsi qu’une solution de stockage des données conforme et sécuritaire. Cependant, migrer vers un bulletin de paie électronique est une avancée considérable en termes d’économie budgétaire. On pense à la réduction des consommables comme les cartouches d’encre qui concernent les anciennes habitudes d’impression.
- L’économie de temps : émettre des bulletins de paie électronique assure à l’entreprise une meilleure productivité, dans le sens où les équipes n’ont plus qu’à accomplir une seule tâche à la place de différentes actions.
- L’aspect écologique : l’utilisation de l’impression est réduite avec la migration vers des données numériques. Même si elle reste nécessaire par obligation ou nécessité, la consommation de papier est largement diminuée et mieux contrôlée.
- La praticité : le stockage, la sauvegarde et l’archivage sont facilités par une gestion optimisée des bulletins de salaire électroniques.
- La sécurité : La confidentialité est maintenue avec la protection des informations sur des serveurs sécurisés. Une fois que le bulletin de paie est dématérialisé, il est automatiquement centralisé dans une base de données, où chaque salarié peut le récupérer avec un code ou un mot de passe.
Quelles sont les obligations légales en matière de bulletin de salaire électronique ?
Un employeur se doit de respecter certaines obligations concernant les bulletins de paie électroniques. Il s’assure que ses équipes apprennent à comment dématérialiser un document.
Ensuite, il informe ses salariés du nouveau système instauré et garantit la sécurité de leurs informations contenues sur le bulletin de paie dématérialisé.
Enfin, chaque salarié doit avoir accès à une interface appelée Compte Personnel d’Activité (CPA). Pour cela, l’entreprise doit créer, pour tous les salariés, des codes personnels qui leur permettent de trouver l’ensemble de leurs bulletins de paie en version informatique à tout moment. Leur disponibilité doit être garantie pendant une durée fixe (généralement 50 ans).
Par ailleurs, l’employeur est tenu de fournir une version papier en complément, si un salarié le lui demande spécifiquement.
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