Comment dématérialiser un document : les différentes solutions
Les entreprises sont en plein changement dans leur organisation de travail au regard de la dématérialisation. Les raisons qui expliquent cette situation sont dues à la volonté de transformer leurs supports d’information physiques par des documents numériques.
Alors si l’on se demande comment dématérialiser un document au sens propre du terme, on peut aussi se questionner sur les implications d’un tel processus au sein des services concernés. Un tel projet ne s’improvise pas et requiert une analyse sur les besoins et les méthodes pouvant concrétiser la transition numérique d’une entreprise.
SPRINTECH aide les professionnels à mettre en place leurs nouveaux systèmes de gestion électronique simplifiée à travers des offres comme MOBI SPRINT qui combine la dématérialisation et l’impression avec facilité et en toute sécurité.
Dématérialisation : quelle notion et quels enjeux ?
Pour comprendre ce que la transition du numérique implique pour une entreprise, il faut d’abord appréhender la définition de dématérialisation dans sa globalité.
La dématérialisation définition est l’action qui transforme un document papier en un document électronique. Ce processus se fait par le biais d’outils informatiques comme des appareils de numérisation et des solutions comme des logiciels qui stockent et diffusent les informations dématérialisées.
Une entreprise doit alors trouver les meilleurs systèmes pour la gestion quotidienne de tout le volume généré par la dématérialisation de ses documents. Elle doit se pencher sur la façon la plus appropriée de rendre accessible les documents en renforçant la sécurité des données. La grande interrogation persiste sur les versions papier et l’impression : faut-il conserver des données physiques pour un certain type de document, que dit la loi sur le traitement des informations numériques ?
Un des enjeux principaux reste donc à savoir de quelle manière passer à la dématérialisation, et si un processus complet ou partiel est mieux adapté pour les entreprises. SPRINTECH répond aux besoins des TPE et PME en développant des offres comprenant la location d’imprimantes multifonctions de la marque TRIUMPH ADLER, couplée à des solutions logicielles : MOBI SPRINT, axée sur la gestion électronique des documents, SAFE SPRINT orientée sécurité et FULL SPRINT, comprenant ces deux services.
Comment gérer la dématérialisation ?
Avoir recours à des données dématérialisées entraîne une réelle étude de projet de la part d’une entreprise. Il faut en premier lieu définir quels documents transformer en version numérique et axer sa stratégie sur des besoins et des objectifs :
- D’une part, il est indispensable d’évaluer les informations qui vont être retranscrites en version électronique. Il peut s’agir de la dématérialisation des factures pour commencer.
- D’autre part, il est primordial de s’équiper d’un parc informatique à la hauteur, avec des outils bureautiques performants.
- Ensuite, il faut consulter les équipes concernées par le processus et leur apprendre comment dématérialiser un document et quelle version papier conserver.
- Il faut rassurer les services sur ce changement et mettre en avant la facilité de créer, éditer, stocker et partager les informations en ligne. La collaboration et l’amélioration de la qualité de travail sont un enjeu majeur pour tous les dirigeants, qui trouvent des bénéfices autant au niveau budgétaire, qu’en production de travail optimisée.
- Pour finir, il faut prévoir une gestion de toutes les données avec la centralisation des informations dans un espace de stockage, qui soit accessible à tous les utilisateurs, protégé par une sécurité technique et également soumis à des règles internes de bon fonctionnement. On évoque la formation du personnel aux bonnes pratiques sécuritaires et aux nouveaux usages comme la signature électronique, l’accès aux documents avec mots de passe, badge, etc.
Que savoir sur les règles de la dématérialisation ?
L’essentiel à connaître sur la définition de dématérialisation est que le processus devient obligatoire pour les factures à partir de 2024 et concerne toutes les entreprises.
Pour rester dans la partie légale, quand il s’agit par exemple d’un bulletin de paie dématérialisé, l’entreprise est tenue de créer pour ses salariés un Compte Personnel d’Activité en ligne, où l’intéressé retrouve ses informations à l’aide d’un mot de passe. La gestion des documents numériques doit suivre un circuit bien précis
Que ce soit d’ordre comptable, gestion du personnel, contrat avec signature numérisée pour la partie commerciale, tous les documents électroniques doivent rester conformes à l’original papier. La loi est exigeante sur cet aspect et ne néglige en aucun cas l’authenticité et la protection des renseignements sensibles et privés.
Comment mettre en place la dématérialisation ?
En tant qu’entreprise, la dématérialisation des documents administratifs est au cœur de vos priorités. SPRINTECH vous accompagne dans la réalisation de votre projet de transition numérique. Avec FULL SPRINT par exemple, vous accédez à une gestion de vos documents en mode électronique et papier, tout en garantissant la sécurité de vos ressources.
Dématérialiser un document se fait aisément avec nos imprimantes multifonctions et notre solution logicielle permettant la numérisation en un clic sur cloud sécurisé.
> Dématérialisation : un enjeu important pour les entreprises > Dématérialisation définition : tout savoir sur cette notion essentielle > Comment dématérialiser un document : les différentes solutions
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