Dématérialisation des documents administratifs : que dit la loi ?
La dématérialisation a pris une place considérable au sein des entreprises depuis plusieurs années. On parle de volume de documents électroniques à gérer, de besoins en solution de stockage et de traitement des informations.
Cette transition vers le numérique devient alors un véritable enjeu pour les secteurs de l’entreprenariat, avec la dématérialisation des documents administratifs, qui doit être encadrée par un processus associant la simplicité d’utilisation, des systèmes d’archivage électronique bien formatés et la circulation des données de manière collaborative et sécurisée.
Si une entreprise se lance dans une migration partielle ou complète de ses documents administratifs, elle doit s’entourer des meilleurs équipements informatiques et de services de gestion répondant à ses attentes et aux obligations légales.
Notre société SPRINTECH présente des solutions comme MOBI SPRINT qui répond aux projets des TPE et PME en France en matière de dématérialisation de documents.
Qu'est-ce que la dématérialisation des documents en entreprise ?
La dématérialisation définition est un processus que l’on retrouve dans la majorité des structures professionnelles. Dans une stratégie de transformation numérique, un service choisit de remplacer ses supports d’information physiques par des données numériques :
- La dématérialisation des documents administratifs revient tout simplement à numériser un document papier en document électronique. Le procédé consiste ensuite à stocker et sauvegarder ces documents dans des espaces de stockage et d’archivage sur un réseau interne ou externe. Il peut s’agir de serveurs informatiques hébergés au sein de l’entreprise ou via des services en ligne comme le cloud.
- Les enjeux principaux de ce schéma se positionnent alors sur les outils de numérisation adéquats, les solutions de gestion électronique des documents et la sécurité des données. Qu’il s’agisse de documents comptables, commerciaux ou en rapport avec le personnel, une société doit prévoir l’accès, le partage, la conservation et la protection des documents dématérialisés.
- On évoque alors un plan de dématérialisation, avec les outils bureautiques de numérisation et une gestion collaborative, permettant aux différents services d’échanger les renseignements en interne ou vers des tiers de façon pratique ; avec par exemple la signature électronique pour les contrats ou les factures.
Quels documents peut-on dématérialiser ?
En transition du papier vers le numérique, une entreprise a le choix de la dématérialisation des documents administratifs dans leur globalité.
Il est possible de dématérialiser des documents du personnel (fiches de salaire, contrats), des renseignements commerciaux (devis, etc.) et des informations financières. Tout document peut être numérisé du moment que le processus respecte une mise en application conforme aux normes en vigueur.
Par exemple, en ce qui concerne la dématérialisation des factures, celle-ci devient obligatoire d’ici à 2024. Toutes les entreprises devront produire des versions électroniques et accepter d’en recevoir de la part de leurs clients et de leurs fournisseurs. Pour simplifier la gestion et la transmission d’information, la signature électronique est une bonne alternative à l’action de devoir imprimer le document pour le signer, avant de le renvoyer.
Si l’on reconnaît de nombreux avantages au numérique, il ne faut pas pour autant oublier les règles établies en termes de consultation et d’utilisation des data et ne pas omettre un des objectifs essentiels à une transition numérique réussie : la protection et la sécurité des données.
Quel règlement faut-il suivre en dématérialisation de documents professionnels ?
Il n’y a pas de réglementation sur la manière de dématérialiser des documents d’entreprise. Cependant, en transformation de factures ou d’un bulletin de paie dématérialisé, il est nécessaire de produire un document qui est la copie exacte de son original papier. Le dirigeant a également le devoir de garantir le cycle de vie, la valeur légale et la sécurité de ce type d’informations administratives. Pour ce faire, il est indispensable de s’équiper d’outils de gestion quotidiens qui allient praticité, technique et protection. SPRINTECH met en place des solutions de dématérialisation optimales, garantissant la sécurité des impressions et numérisations.
Comment dématérialiser des documents administratifs ?
Si l’action de numériser revient à comprendre comment dématérialiser un document, les TPE, PME et multinationales doivent bien orienter leur projet en fonction de leurs besoins. Tout en respectant la réglementation, elles peuvent commencer leur dématérialisation selon leurs priorités et suivant la législation.
En ce sens, SPRINTECH a développé l’offre MOBI SPRINT qui vous guide pas à pas, avec tout d’abord la location de matériel d’impression et numérisation, couplée à une plateforme numérique collaborative, vous donnant la possibilité de numériser et d’enregistrer vos documents administratifs sur un emplacement central sécurisé : le cloud. Pour encore plus de sécurité, il est possible d’opter pour l’offre FULL SPRINT. Celle-ci comprend la solution MOBI SPRINT associée à SAFE SPRINT. Cette dernière propose, entre autres, la mise en place d’identification par badge ou mot de passe, afin d’encadrer au mieux la dématérialisation ou l’impression de documents administratifs.
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