Dématérialisation des factures : elle est maintenant obligatoire
Toutes les entreprises en France sont à l’ère de la digitalisation en ce qui concerne leurs documents de travail. Elles adaptent leurs systèmes informatiques afin de limiter la production papier en impression et axent leurs stratégies sur la dématérialisation électronique de documents.
Cette opération permet un traitement de l’information en toute sécurité et donne la priorité à l’intégrité des données, avec la dématérialisation des factures pour la comptabilité. Plus qu’un projet, cette solution devient une obligation pour toute émission, réception et transmission d’une facture professionnelle.
Il est essentiel de comprendre les tenants et les aboutissants établis par la loi des finances 2020, en rapport avec la généralisation de la facturation électronique dans notre pays. Pour bien intégrer cette ordonnance légale, il est utile dans un premier temps de définir ce qu’implique le processus de dématérialisation et quels sont les acteurs concernés.
Qu'est-ce que la dématérialisation des factures en entreprise ?
La dématérialisation des factures est un processus qui consiste à transformer un document papier en une version électronique sauvegardée à des fins de traitement et de gestion interne et externe. Pour étayer la dématérialisation définition, tous les documents dématérialisés sont conservés de manière informatique et non plus physique.
On parle alors de gain de place pour l’archivage des données, comme la facturation, avec la dématérialisation des factures, et on reconnaît un gain de temps pour tous les utilisateurs de ce système informatisé. Jusqu’à présent, les entreprises avaient la solution de passer partiellement ou complètement à ce type de gestion électronique, mais d’ici à 2024, l’obligation d’émettre des factures électroniques va toucher les TPE, PME et multinationales.
Il est donc indispensable de mettre en place une solution de transformation numérique des factures, avec tous les aspects sécuritaires et techniques qui en découlent. Cela implique une mise en relation efficace entre la société, les fournisseurs et les clients concernés.
Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
La gestion des entreprises entraîne une collaboration entre des services internes et des protagonistes externes. Un parc informatique bien étudié permet un travail quotidien efficace, tout comme une solution de dématérialisation fiscale des factures présente de nombreux avantages, quant à la création de données chiffrées électroniques, à leur transmission et à leur procédé d’archivage :
- Ce processus touche différentes parties du fonctionnement d’une société et on entend parler de bulletin de paie dématérialisé et autres renseignements, qui sont stockés sur des serveurs sécurisés qui assurent la confidentialité des documents. En ce qui concerne la facturation, le schéma implique d’une part l’entreprise en question et d’autre part les fournisseurs et les clients.
- De ce fait, il est indispensable de mettre en place une dématérialisation des factures qui réponde aux exigences de chacun, avec une mise en réseau centrale, afin de faciliter les échanges d’une facture de façon sécurisée. Le stockage de documents numérisés peut s’effectuer localement ou vers une solution cloud bénéficiant de la plus haute certification.
Pour rassurer les TPE et PME amenées à s’équiper d’appareils et d’une numérisation de facture électronique en un clic, des professionnels comme SPRINTECH ont développé des solutions telles que MOBI SPRINT, qui combine pilotage, gain de temps et sécurité assurée. La transition vers l’obligation d’une facture électronique peut ainsi se faire pas à pas, avec un contrôle permanent de son installation informatique et un classement des factures dématérialisées instantané.
Que dit la loi pour la dématérialisation des factures ?
Si la dématérialisation des documents administratifs et des factures est au cœur des préoccupations, c’est que cette démarche offre un regard plus poussé tant au niveau des entreprises qu’au niveau de l’administration fiscale. Pour éviter les fraudes à la TVA (article 289 cgi), la loi prévoit une période allant de 2024 à 2026 où toutes les entreprises doivent opérer une transition de leurs factures papier vers une version électronique.
De ce fait, l’obligation détermine que les clients et les fournisseurs recevront une facture électronique, ce qui laisse une empreinte digitale plus facile à retracer et un suivi des données de facturation retransmis aux autorités financières compétentes.
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Dans l’objectif de suivre l’ordonnance concernant l’obligation de dématérialiser une facture originale en facture électronique, les entreprises doivent se préparer à ce projet.
SPRINTECH vous aide à mettre en place un processus de factures électroniques, grâce à son offre MOBI SPRINT qui réunit les travaux d’impression et de numérisation, dans un emplacement central sécurisé. En plus d’apprendre à comment dématérialiser un document, nous garantissons à votre entreprise un traitement des factures optimal. En effet, avec MOBI SPRINT, vos factures peuvent être numérisées directement vers le cloud. Nous garantissons une sécurité renforcée, en préservant la confidentialité des documents.
Nous avons la volonté de vous proposer les meilleurs équipements informatiques et une solution de numérisation de toutes vos factures en totale sécurité.
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