Numériser un document : pourquoi et comment ?
Aujourd’hui, la numérisation de documents est devenue une réalité concrète pour bon nombre d’entreprises qui sont conscientes des bénéfices qu’elles en retirent. Néanmoins, la numérisation ne doit pas mettre de côté les risques qui y sont associés concernant la sécurisation des données qui maintenant transitent par internet. Vous l’avez compris, nous allons nous intéresser à la numérisation et voir comment l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH est adaptée aux besoins du marché.
Comment numériser un document à partir de l'ordinateur ?
Pour numériser un document à partir de l’ordinateur sous Windows, il est nécessaire de placer le document papier dans le scanner ou l’imprimante multifonction. Puis de suivre ces étapes :
- Vérifiez que l’appareil (imprimante / scan) est bien branché à l’ordinateur.
- Cliquez sur l’option « Démarrer » située en bas à gauche de l’écran.
- Tapez « télécopie » dans la barre de recherche.
- Cliquez ensuite sur l’application « Télécopie et numérisation ».
- L’option « Nouvelle numérisation » apparaît sur l’écran. Appuyez dessus.
- Sélectionnez l’imprimante / scan.
- Choisissez le type de document.
- Cliquez sur l’option couleur.
- Sélectionnez le format du fichier.
- Pour finir, cliquez sur l’option « Numériser » et la dématérialisation est faite
Quelle est la différence entre scanner et numériser ?
Pour bien comprendre la différence entre les deux notions, il est intéressant de donner la définition de scanner un document d’un côté et numériser un document de l’autre :
- scanner un document permet de convertir des images (JPG par exemple) ou des textes papier en des images numériques qui apparaissent sur un écran d’ordinateur.
- La dématérialisation définition ou numérisation, consiste à créer, à partir d’un document original au format papier, une copie numérique qui sera exploitable et accessible en ligne.
On voit dès lors que numériser et scanner sur un cloud sécurisé veulent dire la même chose.
Pourquoi numériser des documents ?
Nous l’avons dit en introduction, beaucoup d’entreprises ont recours à la numérisation. Cette démarche découle d’une logique de travailler avec des outils en phase avec la réalité du monde numérique associée aux nouvelles technologies et aux nouveaux moyens de communication, mais elle est également liée à des bénéfices professionnels. En voici quelques exemples que l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH est en mesure de leur fournir :
- Pour des raisons de sécurité
Grâce à l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH, les entreprises peuvent numériser leurs données numériques (fichiers administratifs, bulletins de paie, etc.) avant de les imprimer. Pour rappel, ces dernières années, les piratages informatiques de toutes sortes n’ont cessé de progresser et au moment de scanner documents et de les échanger avec des fournisseurs, des clients ou entre collaborateurs de différents services, il est essentiel de les protéger. Pour garantir une totale sécurité des données au moment de l’impression ou de la numérisation des documents, la formule SAFE SPRINT de SPRINTECH enregistre tous les travaux dans un emplacement sécurisé en mettant en place des protocoles de contrôle.
- Pour des raisons de stockage
Un des constats qui a été clairement démontré avec le recours à la dématérialisation des documents, c’est le gain de place que cela représente par rapport aux documents papier. Vous avez vu comment numériser un document et vous avez sans doute compris l’avantage que cela engendre.
Plus besoin de stocker des documents dans une salle d’archivage, car aujourd’hui, les archives numérisées ont remplacé le papier. De plus, à mesure que les entreprises se développent, elles ont besoin de plus grands espaces de stockages.
Afin de rendre la numérisation plus facile, l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH permet d’imprimer directement depuis son cloud et de numériser directement un document vers son cloud.
- Pour des raisons d’accessibilité
Au-delà de la numérisation archives, le stockage document en ligne permet une accessibilité permanente à une information, à un fichier, à un document, pour le retrouver facilement et le diffuser tout aussi aisément. Puisqu’il est sécurisé, il peut être partagé entre différents utilisateurs sans danger et depuis n’importe quel périphérique et à n’importe quel moment pour un travail collaboratif efficace. Cette accessibilité permanente s’est révélée précieuse durant la pandémie et il a été clairement établi que les entreprises dont les salariés faisaient du télétravail et/ou accédaient à leurs documents en ligne demeuraient performantes.
- Les autres avantages de la numérisation
En plus d’offrir un espace de stockage cloud, la numérisation de documents offre une solution pérenne pour préserver la qualité des images d’un document papier qui risque de s’abîmer à mesure que le temps passe.
Par ailleurs, un document numérisé peut être converti en plusieurs formats tels que JPG et PDF.
Grâce à l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH, un simple clic permet d’accéder, depuis sa plateforme, à un document numérique archivé dans un emplacement central sécurisé et de l’imprimer en respectant tout un protocole sécuritaire.
Pourquoi souscrire à l'offre SAFE SPRINT de SPRINTECH ?
L’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH est une solution unique sur le marché de la numérisation. Elle permet de scanner des documents de formats papier (depuis une imprimante / scan) et de les sécuriser dans un endroit central sécurisé : son cloud.
Grâce à l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH, l’entreprise peut passer d’une version numérisée d’un document à une version papier en bénéficiant toujours d’une sécurité optimisée depuis n’importe quel appareil numérique (poste de travail, répertoire, e-mail, tablette, ordinateur portable, smartphone, etc.).
Pour la sécurité de l’imprimante / scan, SPRINTECH procède à des identifications à travers un badge, un code pin ou un mot de passe pour que l’accès demeure confidentiel et sécurisé. L’utilisateur peut suivre la circulation de ses documents et il lui est même possible d’effectuer des impressions en cas de panne de serveur. Bien sûr, un cryptage des données permet au réseau d’être également protégé.
Pour résumer, l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH répond à 4 besoins fondamentaux de l’entreprise qui sont la sécurité, la facilité, la responsabilité et le contrôle. Ils permettent à une entreprise de vivre avec son temps et de bénéficier d’outils performants, innovants et adaptés à la productivité et à l’activité. La solution proposée permet également de limiter l’impression de papier et de réaliser des économies non négligeables en évitant le gaspillage par des impressions inutiles.
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