Avantages GED : pourquoi la mettre en place dans votre entreprise ?
Le monde de l’entreprise actuel met en place des stratégies de fonctionnement quant à l’utilisation de données en tout genre. Il est courant d’entendre parler de dématérialisation d’un document et de transmission de l’information en interne ou en externe.
Que l’on soit une petite ou grande structure, les processus de traitement et d’archivage électronique passe maintenant par un système complet, qui associe les bons équipements informatiques et des logiciels de gestion au quotidien.
On parle alors de gestion électronique de documents qui présente des avantages ged, adaptés à tous les types d’entreprise.
Qu'est-ce que la GED ?
La production de données est au cœur des entreprises, avec l’ère du digital qui a pris son essor depuis plusieurs années. La transformation numérique de documents est plus fréquente que les versions papier. Il est important pour une entreprise de pouvoir stocker, traiter et diffuser toutes les informations. Pour cela, la solution la plus appropriée est celle intégrant les outils de dématérialisation et les logiciels de gestion documentaire. Ainsi, la maîtrise des documents est favorisée par un procédé de centralisation et de partage des datas en toute sécurité.
Les TPE et les PME peuvent se tourner vers des spécialistes en fournisseur ged qui proposent des offres correspondantes en Gestion Électronique de Documents, avec la possibilité de louer le matériel informatique et une solution de logiciel adapté.
Quel est l'intérêt de la gestion numérique des documents ?
En évoquant la gestion des documents d’une entreprise, on pense particulièrement au flux d’informations constant produit chaque jour. Pour une maîtrise documentaire de qualité, un dirigeant a tout intérêt à adopter une stratégie qui garantisse l’optimisation du traitement numérique des données et une très bonne organisation interne, qui passe par l’installation d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED). Ce processus facilite grandement la recherche d’informations et le partage de fichiers, entre tous les collaborateurs. Ainsi, plusieurs services ont accès aux documents de façon rapide et efficace.
De plus, les données informatiques sont stockées en toute sécurité et sont contrôlées de manière optimale, afin d’améliorer la gestion courante d’une entreprise. On trouve des solutions de ged mobile, qui permettent un accès permanent aux documents depuis un ordinateur ou un smartphone, grâce à une plateforme générale regroupant toutes les informations.
Quels sont les avantages de la GED ?
Concrètement, la Gestion Électronique de Documents (GED) correspond à un outil de travail performant, qui associe la centralisation de données numériques et le partage de l’information :
- En installant un logiciel de GED, une entreprise met en place un processus de maîtrise des documents, produits tout au long d’une année. Ce type de logiciels comprend l’archivage de documents dans un espace de stockage unique en toute sécurité. La recherche d’information devient alors plus facile pour les utilisateurs, qui n’ont plus qu’à utiliser cette base de data.
- Nul besoin d’être au bureau pour traiter et diffuser des documents, puisque le logiciel de gestion documentaire est accessible en permanence. On peut accéder à un document de son téléphone, de son ordinateur ou de sa tablette. La praticité de cette fonction est un réel atout pour toutes les personnes qui sont en déplacement dans le cadre de leur travail.
- Le partage des documents se fait aussi bien en interne qu’en externe, avec la sécurité de l’information, assurée par des data center professionnels.
- Un logiciel de GED est un véritable outil de travail quotidien, qui offre une collaboration et une meilleure communication entre les équipes, avec des fonctionnalités simplifiées comme la numerisation ged ou l’automatisation des tâches.
Que propose SPRINTECH en solutions de GED ?
Avec le développement du digital et du numérique, les entreprises ont un large choix pour trouver les meilleurs avantages en ged. Notre société SPRINTECH s’adresse aux TPE et PME en proposant une offre qui combine la location de matériel et une solution logicielle adaptée.
Nous nous plaçons sur le marché de la ged, avec notre proposition MOBI SPRINT, qui vous assure un logiciel de Gestion Électronique de Documents, en conformité avec le RGPD (Règlement Général de la Protection des Données).
Nous avons à cœur de vous offrir des solutions innovantes pour la gestion de vos documents et des services de proximité en accord avec vos usages journaliers. Notre service client est à l’écoute de vos demandes et intervient en maintenance illimitée, dans les plus brefs délais. Notre priorité est d’apporter la sécurité, l’intégrité de vos data et une méthode collaborative parfaitement fonctionnelle.
Nous mettons l’accent sur l’efficacité, la mobilité, la rapidité et la collaboration. Si vous recherchez un document, vous pouvez le trouver sur notre plateforme intuitive depuis tous vos appareils, de n’importe quel endroit, et de manière sécurisée, grâce à notre partenaire d’hébergement de data NEXEREN.
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