Numerisation GED : comment numériser vos documents professionnels ?
À l’heure de la digitalisation, les entreprises sont à la recherche de solutions optimales en ce qui concerne la Gestion Électronique de Documents. C’est pourquoi le marché informatique actuel propose des formules qui comprennent un dispositif complet en termes d’équipement de ged numérisation et de logiciels documentaires adaptés au monde professionnel.
À quoi correspond une GED ?
La Gestion Électronique de Documents est un processus voué à stocker, traiter et diffuser des documents dématérialisés. Le secteur de l’entreprise y a recours afin d’organiser les données numérisées tous les jours. La dématerialisation de documents de travail prend une place importante au quotidien et les dirigeants recherchent une solution qui réunisse autant le matériel informatique qu’un logiciel de gestion documentaire.
Les équipements informatisés se doivent d’être à la hauteur, avec des appareils de numérisation fonctionnels, dans le but de produire du contenu numérique en toutes circonstances. L’objectif consiste à configurer le procédé, avec des services associant un logiciel d’archivage, qui centralise les données au même endroit.
Pour cela, une entreprise peut faire appel à un fournisseur ged qui garantit des offres globales avec imprimantes multifonctions et logiciel de GED. La sécurité et l’intégrité des données sont aussi primordiales que la collaboration numérique.
Qu'est-ce qu'un système GED dans le domaine d'archivage ?
Même si le document papier est encore nécessaire dans les activités d’entreprise, l’ère de la dématérialisation a pris une place considérable dans les systèmes d’information. On parle alors de document numérique et de données informatiques, émis quotidiennement et gérés grâce à un logiciel de numérisation. Ce processus permet de scanner des documents aisément, en bénéficiant d’un archivage numérique optimisé.
Les avantages ged se retrouvent dans le stockage et la centralisation des données dans un endroit commun, mais aussi dans le partage de fichiers et l’efficacité de la recherche de documents. Un logiciel de gestion documentaire donne également l’accès permanent au contenu numérisé en toute sécurité.
Les utilisateurs de la GED ont alors une solution de numérisation par imprimante ou téléphone et un plan de classement conçu avec des dossiers et des sous-dossiers. Il leur suffit de se connecter depuis un appareil pour accéder aux documents. La mise en réseau est assurée par un enregistrement sur cloud dans un centre d’hébergement sécurisé.
La priorité des entreprises est de pouvoir conserver des documents, parfois sensibles, de façon sécuritaire, en évitant au maximum la perte de données.
Comment fonctionne la numérisation en GED ?
Les spécialistes en informatique ont élaboré des solutions d’archivage des documents, par le biais de logiciels de numérisation reliés à un processus de Gestion Électronique de Documents. C’est-à-dire qu’une entreprise a la possibilité de s’équiper de matériel informatisé comme des imprimantes multifonctions, qui allient l’impression numérique et un scanner performant, à un logiciel de gestion documentaire.
La dématérialisation d’un document devient alors simplifiée avec le bon équipement et un processus de gestion des données clair et sécurisé. On peut stocker et échanger des informations de manière permanente, que l’on se trouve au bureau ou en déplacement.
L’offre SPRINTECH met au profit de sa clientèle son expertise dans le domaine de la ged mobile, avec des services de location d’imprimantes pour les entreprises et des supports organisationnels en gestion documentaire. Il est même possible de numériser depuis une tablette ou un téléphone, par des moyens simplifiés pour l’usage quotidien.
Comment faire pour installer une GED ?
La mise en place d’une ged numérisation est un projet étudié par chaque entreprise selon ses besoins et sa production journalière de documents dématérialisés. Le marché de la ged est vaste et de nombreux experts comme SPRINTECH aident les entreprises à concevoir leur processus informatisé, par l’installation d’outils digitaux et de logiciels de Gestion Électronique de Documents :
- Nous offrons des solutions sur-mesure dans l’optique de répondre à vos attentes, que ce soit au niveau de vos équipements informatiques et de vos solutions de gestion documentaire.
- Nous garantissons la sécurité de vos informations, car nous travaillons avec un hébergeur de données (NEXEREN) qui bénéficie des plus hautes qualifications et certifications, en respect de la loi RGPD (Règlement Général de la Protection des Données).
- Notre solution de GED assure une centralisation et le partage de documents sur une plateforme intuitive, disponible depuis n’importe quel endroit et à tout moment.
- Par une simple connexion, vous accédez à vos fichiers depuis un ordinateur ou autre appareil de travail.
- Nous axons notre stratégie sur la numérisation rapide et l’efficacité de votre archivage, avec un moteur de recherche efficace de document.
- Nous avons à cœur de proposer des solutions optimales réunissant le pilotage, le gain de temps et la sécurité à toute épreuve.
- Collaboration, rapidité et mobilité font partie de nos prérogatives, afin de vous apporter les meilleures offres.
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