Gestion des impressions : comment l'optimiser dans votre entreprise ?
Définir une bonne politique de gestion des impressions en entreprise permet de maîtriser les coûts liés à l’utilisation d’imprimantes. Les services d’impression coûtent relativement cher à l’entreprise, que ce soit en matière de consommation de papier, de toner et aussi d’énergie. Les solutions d’externalisation des tâches d’impression constituent des pratiques plus responsables. Les logiciels de gestion d’impression permettent de garantir la sécurité des documents et l’accessibilité des utilisateurs.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'impression ?
Un logiciel d’impression est un logiciel pilote qui permet à un ordinateur central d’avoir le contrôle exclusif sur l’imprimante du workplace. Grâce à un logiciel gestion impression, tous les collaborateurs peuvent lancer des impressions depuis leur bureau, en interne ou à distance, sans avoir obligatoirement à se déplacer. Pour lancer une impression, il suffit de sélectionner un périphérique dans la liste en fonction de la quantité et de la qualité d’impression recherchée. C’est une solution d’impression plus responsable qui permet de réduire les coûts liés au temps, à l’énergie, aux papiers et aux ancres.
Avec la location d’équipements de qualité pour TPE et PME de la marque TRIUMPH ADLER, couplée à une solution logicielle de gestion d’impression et/ou à une solution logicielle de gestion documentaire, SPRINTECH vous propose une offre complète, adapté aux besoins de votre entreprise.
Comment limiter les impressions ?
Plusieurs solutions permettent de limiter les impressions :
- Imprimer uniquement les dossiers nécessaires (factures, bons de commande, bons de livraison, etc.)
- Imprimer en recto verso.
- Réduire la police d’impression.
- Imprimer plusieurs pages sur une seule feuille.
- Privilégier les transferts de documents par e-mail ou par scan.
- Utiliser le verso d’une impression comme brouillon.
- Utiliser un programme de gestion d’impression comme celui de SPRINTECH, pour permettre à tous les collaborateurs d’accéder à un document sécurisé et lancer une impression depuis n’importe quel endroit (en interne ou à distance).
Quel logiciel de gestion d'impression utiliser ?
Pour une meilleure gestion d’impression dans le milieu professionnel, il faut utiliser un programme de gestion de documents performant. SPRINTECH vous propose SAFE SPRINT, une solution d’administration de documents complète qui permet à tous vos collaborateurs d’avoir un accès sécurisé et direct à tous les fichiers importants du workplace, nécessitant un travail d’impression. Quel que soit l’endroit où vos collaborateurs se trouvent, au sein de la société, ou à l’extérieur, l’offre SAFE SPRINT s’adapte à tous vos besoins.
- L’efficacité : vous accédez à toutes les informations dont vous avez besoin partout et à tout moment.
- La sécurité : en entreprise, la confidentialité des documents est essentielle. Avec SAFE SPRINT, protégez l’intégralité de vos ressources sensibles.
- Le contrôle : vous retrouvez et gérez facilement vos impressions, depuis une plateforme unique.
- La responsabilité : grâce à la mise en place de quotas, de mots de passe, de codes ou de badges, gardez la main sur la maîtrise de votre consommation en matière d’impression.
La solution logicielle SAFE SPRINT est pratique et compatible avec les imprimantes de la marque TRIUMPH ADLER, proposées en location par SPRINTECH, pour une meilleure gestion de vos impressions A4 et A3 en milieu professionnel.
L’offre SAFE PRINT de SPRINTECH est donc essentielle, notamment pour la gestion parc imprimante.
Pourquoi optimiser la gestion de l'impression en entreprise ?
Optimiser les services d’impression au sein d’une entreprise permet essentiellement de maîtriser la gestion de l’accès à la machine principale de la société. Adopter cette politique d’impression permet de réduire conséquemment les coûts liés à l’utilisation excessive de l’imprimante. Elle permet aussi une meilleure administration des fichiers de l’entreprise qui sont alors stockés dans un serveur unique pour en renforcer la sécurité. Mais, les avantages de l’optimisation de l’administration des impressions en entreprise vont au-delà de bénéfices matériels.
- Imprimer de manière plus écoresponsable : limiter le travail des impressions de fichiers inutiles et inutilisés pour réduire le gaspillage d’encre, d’énergie et de papiers.
- Contrôler le budget alloué à la politique d’impression : maîtriser les usages de l’imprimante de la société et garantir une meilleure utilisation des machines par les utilisateurs.
- Dématérialiser : utiliser un ordinateur central pour passer les ordres des impressions tout en favorisant le partage de fichiers numériques entre les collaborateurs, sans nécessairement créer un déplacement.
- Mobiliser les équipes : éviter le flux important de collaborateurs devant la machine grâce à la possibilité de réaliser une impression à distance, depuis n’importe quel type d’appareil.
Choisir des équipements de la marque TRIUMPH ADLER vous permet d’accéder à un service d’administration des impressions intégrée, permettant de gérer le travail d’impressions des documents de la société depuis n’importe quel ordinateur, en interne ou en externe. Avec la solution FULL SPRINT, comprenant l’offre SAFE SPRINT et MOBI SPRINT, vous pouvez aussi imprimer vos fichiers depuis votre Cloud et consulter l’état de votre parc d’impression en temps réel.
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