Solution de gestion documentaire : tout savoir sur l'offre de SPRINTECH
Dans un monde moderne où le tout numérique occupe une place essentielle, les entreprises doivent s’adapter. La dématérialisation des documents est une vérité qui ne se dément plus et une solution de gestion documentaire est nécessaire à leur bon fonctionnement. Cette solution à un nom : la GED (Gestion Électronique des Documents). Qu’est-ce que la GED ? Quel est son rôle ? On vous en dévoile le fonctionnement et les principes.
Qu'est-ce qu'une solution GED ?
La GED ou la Gestion Électronique des Documents est un outil de gestion numérique ou un logiciel informatisé qui a pour vocation de faciliter le travail des employés d’une entreprise. Elle permet la gestion documentaire sous toutes ses formes numériques et peut donc s’exercer à l’aide de tous les éléments de communication modernes comme les smartphones, les tablettes ou les ordinateurs portables. Par ailleurs, la GED permet de maîtriser toutes les étapes de circulation et d’utilisation d’un document numérique.
Comment faire la gestion documentaire ?
Pour faire la gestion documentaire, il faut rappeler les principes fondamentaux qui vont pouvoir être mis en place grâce à un fournisseur ged. Chez SPRINTECH nous mettons en place une solution résolument moderne autour d’une offre nommée MOBI SPRINT qui regroupe les 4 axes principaux concernés par la GED :
- L’acquisition : L’acquisition consiste à intégrer des documents dans le système informatique. Les documents peuvent permettre de passer d’un document papier à un document électronique ou d’acquérir un document numérique déjà existant.
- La classification : La GED va permettre de classer les documents selon des thèmes (domaines d’activité précis) et des sous-thèmes qui faciliteront la recherche de documents au moment opportun. C’est une étape nécessaire qui permet à une entreprise de s’organiser.
- L’archivage : L’archivage est la suite logique de la classification. L’archivage permet qu’un document dématérialisé soit disponible en plusieurs endroits en même temps. Pour rendre cela possible, il est nécessaire que l’archivage du document renvoie à plusieurs mots-clés qui faciliteront sa recherche par les utilisateurs.
- La recherche et la diffusion : La recherche et la diffusion de l’information sont l’ultime étape qui rend les documents disponibles pour tous les utilisateurs, sur tous les supports numériques et en tout lieu. Les différents services peuvent communiquer et diffuser de l’information en interne comme en externe. Ils peuvent, au moyen d’un logiciel gestion impression, imprimer des documents sans les avoir physiquement sous les yeux en format papier.
Quels sont les avantages de la GED en entreprise avec SPRINTECH ?
Après avoir défini les principes de l’outil ged, nous allons nous demander quels sont ses avantages pour une entreprise ? Et vous allez vous en rendre compte, ils sont nombreux :
Une facilité d’accès aux informations
L’épidémie mondiale de la Covid a mis en lumière les avantages de la GED. En effet, les divers épisodes de quarantaine ont montré que lorsque les déplacements devenaient impossibles et que le télétravail était de rigueur, les utilisateurs possédant un système GED pouvaient continuer à travailler. L’entreprise qui possède la GED possède donc un avantage certain face à la concurrence, car elle n’est pas anéantie. La GED permet un accès aux informations sans être sur un lieu précis. Chez SPRINTECH, nous proposons des solutions innovantes et performantes qui répondent à ce besoin de connexion permanent, avec notre offre MOBI SPRINT. Grâce à nos outils modernes de communication, chacun peut se connecter à distance depuis son ordinateur, sa tablette ou même son téléphone. Ainsi, le transfert des données et des fichiers peut s’effectuer plus rapidement.
Une plus grande sécurisation des données
La gestion documents numériques permet également de sécuriser les données et de ne pas perdre des contenus pour diverses raisons (incendie, erreur humaine, etc.). Aujourd’hui, le stockage des données est effectué directement dans des data centers comme ceux de NEXEREN, qui permettent de sauvegarder les informations en temps réel et de les restituer en cas de sinistre en tout genre. La GED offre aussi la possibilité de limiter l’accès à des documents confidentiels. Notre offre MOBI SPRINT garantit une sécurité maximale et la confidentialité de vos données. Ainsi, tous les services n’ont pas forcément accès à toutes les données, car elles n’entrent pas dans leur domaine de compétence. Des mots de passe sont requis pour permettre la sécurisation des documents, ce qui diminue considérablement les risques de vol d’information ou de documents.
Une centralisation des informations en un seul endroit
Grâce à un logiciel de gestion de documents comme MOBI SPRINT, les informations sont centralisées en un seul endroit. Le même document peut être consulté par plusieurs personnes en même temps si elles le désirent. Il est toujours actualisé quel que soit le moment où quelqu’un le consulte. Le processus gestion documentaire permet de ne plus courir de services en services pour trouver ce dont on a besoin. Le moteur de recherche est optimisé pour correspondre à vos besoins d’entreprise. Quelques clics suffisent pour avoir accès à l’information et gagner en efficacité. La dématérialisation et la centralisation des informations offrent des solutions d’archivage numérisé qui permettent un gain de place. Ce gain de place permet de réaliser des économies de papier et de locaux (qui étaient nécessaires au stockage des documents papier).
Pourquoi se tourner vers SPRINTECH pour vos solutions de Gestion Électronique des Documents ?
Notre société, SPRINTECH, s’adresse aux TPE et PME en proposant une offre qui combine la location de matériel et une solution logicielle qui vous correspond. La ged en ligne est pour nous une solution parfaitement adaptée aux besoins des entreprises actuelles. C’est la raison pour laquelle, nous proposons l’offre MOBI SPRINT, qui vous permet de bénéficier d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents, vous garantissant la sécurité de vos fichiers et de vos données informatiques.
Pour nous, quatre valeurs sont essentielles :
- L’efficacité
- La mobilité
- La rapidité
- La collaboration.
Ce ne sont pas que des mots et ce sont nos engagements envers les clients. Pour nous, l’accueil, la simplicité et la responsabilité sont gages de confiance et de compréhension réciproque.
Nous vous proposons un logiciel simple et intuitif que vous pouvez utiliser partout, à tout moment et de manière très sécurisée pour que vos documents ne soient jamais compromis.
Bien qu’elles soient simples d’utilisations, nos solutions n’en demeurent pas moins innovantes et favorisent une parfaite gestion de vos documents en adéquation avec vos besoins. Ainsi, la recherche d’informations et le partage sont facilités grâce au logiciel de gestion de documents. Grâce au gain de temps économisé, votre entreprise gagne en efficacité et en productivité.
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