GED en ligne : indispensable pour collaborer avec vos équipes
Comment le logiciel de gestion électronique de documents intervient dans le travail collaboratif ?
La transition numérique du milieu professionnel impose aux chefs d’entreprise de passer en revue tous leurs processus internes afin de répondre aux exigences du marché. Dans cette optique, de nombreuses entreprises, tous secteurs confondus, s’intéressent aujourd’hui au processus de dématérialisation pour mieux gérer leur flux documentaire. La solution de gestion documentaire a été développée permettant à une entreprise de dématérialiser ses documents qui seront ensuite sauvegardés dans un cloud sécurisé.
Cependant, l’intégration d’un outil ged ne se limite pas à numériser, à classer ou à stocker les données confidentielles d’une entreprise. La solution de gestion électronique de documents a joué un rôle clé dans l’avènement du travail collaboratif dans le monde professionnel. Même si ce système informatique existait depuis plusieurs années déjà, le télétravail pendant la crise sanitaire a largement démontré l’efficacité des logiciels de GED.
Disposant de plusieurs fonctionnalités à la pointe de la technologie, cette solution logicielle est un véritable atout permettant aux collaborateurs d’une entreprise de travailler dans un esprit collaboratif. Voici comment la solution de gestion électronique de documents de SPRINTECH, MOBI SPRINT, optimise le travail en équipe :
- À chaque fois qu’un collaborateur intègre un document numérique dans le logiciel de GED, celui-ci est sauvegardé dans un espace virtuel centralisé. De ce fait, si un autre collaborateur a besoin du même document, ce dernier doit simplement se connecter au logiciel pour le retrouver en ligne. Grâce à la centralisation de données en ligne, les collaborateurs sont plus productifs dans leurs tâches professionnelles.
- Deuxièmement, la gestion électronique de documents permet aux utilisateurs d’avoir un accès permanent et sécurisé aux informations numériques de l’entreprise, et cela, de n’importe quel appareil (tablette, smartphone ou ordinateur). Pour accéder aux données de l’entreprise, les utilisateurs doivent impérativement se connecter à internet en utilisant leurs identifiants. Cette spécificité favorise la mobilité des utilisateurs qui ont un accès constant aux informations numériques de l’entreprise.
- Le logiciel de gestion électronique de documents s’est avéré performant dans le partage de données entre collaborateurs. Autrement dit, la communication et la circulation de données sont plus fluides, optimisant la productivité de l’entreprise et améliorant la performance des utilisateurs. Ce qui est intéressant avec la gestion documents numériques, c’est que les données modifiées sont actualisées instantanément. Grâce à cette actualisation en temps réel, les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents, qu’importe le lieu où ils se trouvent.
- Cette solution logicielle garantit la traçabilité ainsi que la sécurité des données qui sont conservées dans un data center français qui possède plusieurs certifications dont la ISO 27001.
L’efficacité de la GED n’est plus à débattre. Toutefois, il est primordial pour une entreprise d’instaurer une bonne gouvernance documentaire.
Quels sont les outils numériques qui permettent la gestion électronique des données ?
Grâce aux progrès technologiques, les logiciels GED sont équipés de nombreuses fonctionnalités dernier cri permettant aux utilisateurs d’avoir un gain de temps notable. Voici quelques outils clés de notre logiciel MOBI SPRINT :
- La fonctionnalité workflow contribue et simplifie le travail collaboratif en entreprise. En diffusant en temps réel les fichiers aux bons utilisateurs, les opérations deviennent plus fluides et les objectifs sont atteints plus rapidement. De manière générale, chaque utilisateur reçoit sur son profil des notifications de tâches, pour lui indiquer ce qu’il faut faire ou les tâches achevées, et par qui (la traçabilité).
- Grâce à la fonction de partage de MOBI SPRINT, les utilisateurs gagnent en confort et en productivité, limitant ainsi les erreurs humaines.
- Ce processus gestion documentaire permet aux entreprises de conserver une trace de chaque document électronique. N’oublions pas que la traçabilité est devenue une préoccupation majeure pour bon nombre de professionnels. Quel utilisateur a modifié quel fichier et quand les modifications ont été faites, voilà l’utilité d’une solution de GED.
- Pour finir, MOBI SPRINT assure la sécurité des documents électroniques du fait qu’ils sont stockés dans un centre de données français disposant d’un système de chiffrement des données. Pour information, les certifications du data center indiquent le niveau de sécurité des infrastructures.
Quels sont les enjeux de la GED ?
Plusieurs enjeux ont poussé les entreprises à adopter la gestion électronique de documents. Voici les principaux :
Les enjeux économiques
Selon les chiffres, les entreprises qui ont déjà mis en place la solution de GED ont vu accroître leur rentabilité de 1 à 5 % de leurs chiffres d’affaires. Soulignons que la méthode de gestion documentaire classique coûte énormément à l’entreprise. Raison pour laquelle il est préférable de dématérialiser vos documents.
Les enjeux opérationnels
La gestion électronique de documents optimise la circulation du flux d’informations au sein d’une entreprise contrairement aux documents papiers qui prennent plus de temps. De plus, grâce à leur indexation, les utilisateurs peuvent avoir un document sous la main en seulement quelques clics.
Les enjeux écologiques
A l’heure où l’écologie est constamment abordée dans tous les débats, les logiciels GED sont un moyen efficace pour réduire votre empreinte carbone sur la planète.
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