Gestion des documents numériques : quelles sont les ressources concernées ?
Logiciel GED : quelles sont les ressources concernées ?
La GED, acronyme de gestion électronique de documents, se définit comme étant une solution de gestion documentaire informatisée qui est dédiée à la dématérialisation, le traitement, l’archivage structuré ainsi qu’au partage de données au sein d’une entreprise. Cette solution logicielle est devenue indispensable dans tous les rouages d’une entreprise. Voici les ressources concernées :
La dématérialisation des documents administratifs
Le recours au logiciel GED vous permet de dématérialiser l’ensemble de vos documents administratifs tels que :
- Les documents de ressources humaines (contrats de travail, fiches de salaire, les procédures internes…).
- Les documents comptables (devis, factures, relevés bancaires…).
- Les documents commerciaux (liste des clients, devis, contrat de vente…).
La recherche d’un document papier est souvent un véritable parcours du combattant. C’est en soi une perte de temps et d’énergie, rendant les opérations internes moins efficaces. Dans cette optique, l’intégration de la gestion électronique de documents devient aujourd’hui un impératif pour optimiser l’accessibilité des données aux collaborateurs qui travaillent à distance et pour répondre aux exigences légales et de traçabilité. En effet, la gestion électronique de documents centralise les données professionnelles (documents, fichiers ou photos) de manière intelligente, offrant ainsi aux collaborateurs un véritable gain de temps. Ainsi, les employés peuvent se concentrer sur des tâches prioritaires, contribuant à la productivité de l’entreprise.
Les ressources financières
Mais plus important, un outil ged permet à une entreprise d’économiser son enveloppe allouée à l’impression des documents comme les consommables informatiques et le papier. Bien souvent, les collaborateurs impriment des documents inutiles et ce type de comportement impacte directement le budget de l’entreprise. Grâce à la solution GED, paramétrez votre imprimante multifonction afin d’avoir un meilleur contrôle sur vos dépenses liées à l’impression.
Les ressources humaines
Le recours à la méthode de gestion documentaire traditionnelle, c’est-à-dire, l’utilisation du papier au quotidien, fait perdre un temps considérable aux collaborateurs qui doivent imprimer un document afin de le partager ou qui doivent prendre du temps sur leurs horaires de travail pour classer et archiver les documents. Or, la numérisation et l’intégration des documents dans ce système d’information vous permettent d’optimiser vos ressources humaines.
Pourquoi choisir MOBI SPRINT pour dématérialiser vos documents ?
Le marché informatique propose différents logiciels de gestion des documents numériques. Toutefois, il est essentiel d’avoir recours à un logiciel GED complet, intelligent, performant et fiable, vous permettant d’avoir une bonne gestion du flux documentaire au sein de votre entreprise. Pour répondre aux besoins de nos clients, SPRINTECH propose la solution MOBI SPRINT, comprenant une imprimante multifonction couplée avec un logiciel de gestion électronique de documents hautement efficace et préconfigurée. Notre solution logicielle est l’une des meilleures solutions pour optimiser le processus gestion documentaire en entreprise et celle-ci correspond à 90% des TPE et PME.
Quelles sont les étapes de la GED ?
Vous envisagez sérieusement de vous tourner vers une solution ged en ligne pour fluidifier le processus interne de votre entreprise et pour économiser vos ressources financières, humaines et technologiques ? Nous vous confirmons que c’est un choix judicieux pour accroître votre croissance économique. La mise en place de ce système informatisé se passe en 4 étapes :
L’acquisition et la numérisation des documents
La première étape exige la numérisation des documents papiers via un scanner ou une imprimante multifonction. Une fois ceux-ci numérisés, intégrez-les au système. Point important, avec notre logiciel MOBI SPRINT, vous avez aussi la possibilité d’intégrer les documents électroniques existants.
La gestion des documents numériques
Il faut absolument indexer chaque document numérique, simplifiant son exploitation grâce à une description du fichier ou de son contenu. Si cela peut vous servir, sachez qu’il existe deux types d’indexation :
- L’indexation par mots-clés, facilitant la recherche des documents.
- L’indexation par type, décrivant le document de façon formelle.
L’archivage des documents numériques
Une fois les données numériques traitées, elles doivent être sauvegardées en vue de les protéger et de limiter leur perte. Il est important de prendre en compte certains éléments avant de mettre en place un processus de sauvegarde :
- Premièrement, il faut impérativement adapter le support de stockage en fonction du volume des documents.
- Deuxièmement, il faut hiérarchiser le processus de stockage. L’objectif étant de faciliter la recherche.
- Troisièmement, la sécurité des données sauvegardées. Ce qui est intéressant avec la solution MOBI SPRINT, c’est que vos données sont stockées dans un data center hautement sécurisé.
La diffusion des données numériques
La dernière étape de la mise en place de la GED consiste à diffuser les données aux collaborateurs concernés par le biais de l’intranet de l’entreprise ou par une connexion internet.
Comment utiliser la GED ?
L’utilisation d’une GED est à la portée de tous. Voici comment utiliser MOBI SPRINT :
- Utilisez notre imprimante multifonction pour numériser votre document. La dématérialisation d’un document avec notre appareil vous permettra de créer une copie ayant une valeur juridique. Ensuite, nommez le document et classez-le dans le bon dossier.
- Pour retrouver un document ou une information, il suffit d’utiliser le moteur de recherche de MOBI SPRINT qui est très performant. Tapez des mots-clés pour aller plus vite.
- Grâce aux fonctionnalités de notre logiciel, partagez, consultez ou modifiez des fichiers. Ici, il faut paramétrer l’outil GED pour donner l’accès ou limiter l’accès à certains documents.
> Gestion documentaire : un pilier de la transformation digitale de votre entreprise > Solution de gestion documentaire : tout savoir sur l’offre de SPRINTECH > Gestion des documents numériques : quelles sont les ressources concernées ?
Prêt à choisir votre offre ?
Quelques soient vos habitudes d’utilisation, trouvez une offre adaptée à vos besoins.
Contacts principaux